‘Bellen met Teams is dat wat? En dat is toch best duur?’, krijg ik regelmatig als vraag. Zelf werk ik nu meer dan een jaar met Teams telefonie en is dat nu echt de ideale oplossing? Is het een waardige vervanger van de vertrouwde telefooncentrale?
Om de stap te zetten naar Telefonie in Teams moet je goed weten of het past binnen jouw organisatie. Zie je jouw medewerkers dit adopteren en levert het een meerwaarde, of een beperking op. Het is dan ook verstandig om eerst in kaart te brengen hoe jouw huidige call flow eruit ziet om vervolgens te kijken of dit past in de mogelijkheden binnen de Teams centrale. Mijn advies is om dit eens met een consultant door te nemen. Zij zijn er in thuis, kunnen je goed adviseren en hebben deskundige ervaring in deze wereld.
Kiezen hoe je jouw contacten te woord staat
Buiten het feit dat ik ontzettend gecharmeerd ben van Microsoft Teams, ben ik zelf zeer tevreden met de telefoniefunctie. Ik moet wel opmerken dat ik zeer bedeeld ben met telefoontoepassingen voor mijn werkplek. Ik maak gebruik van KPN ÉÉN vamo op mijn iPhone en ik heb een telefonielicentie in Teams. Door mijn vast mobiel integratie maak ik gebruik van een vast zakelijk telefoonnummer dat zowel beschikbaar is op mijn iPhone als binnen mijn Microsoft Teams omgeving. Door deze licentie heb ik de mogelijkheid om op meerdere devices bereikbaar te zijn met één en hetzelfde telefoonnummer.
Tijdens mijn werkzaamheden op mijn laptop neem ik telefoongesprekken aan en bel ik zelf naar relaties intern of extern. Geen mobieltje aan mijn oor, maar draadloze oortjes verbonden met mijn laptop. Tijdens het schrijven van documenten of e-mails beantwoord ik met één enkele klik het gesprek. En uitbellen door telefoonnummers te selecteren in welke applicatie dan ook geeft mij de mogelijkheid een gesprek op te zetten zonder telefoonnummers over te typen.
Wat betreft het gebruik ben ik zeer tevreden, maar dan terug naar de vraag: ‘Is Teams-telefonie duur?’. De kosten zijn afhankelijk van de fase van migratie. Moet je als bedrijf nog volledig migreren naar Microsoft Cloud, dan zit je met de eenmalige kosten en de kosten voor inrichting. Maak je als bedrijf al gebruik van Teams, dan is het kwestie van de juiste licentie toevoegen en kiezen voor Microsoft als telefoonprovider, of één van de vele providers die direct-routing aanbieden. Vervolgens kies je hoeveel gesprekken tegelijk je wilt voeren, dezelfde afweging als vroeger bij het kiezen van het aantal ISDN-netlijnen. Het aantal kanalen en het wel of niet afkopen van tikken zal de prijs bepalen.
Wij maken gebruik van de KPN ÉÉN direct-routing trunk en daar ben ik zeer tevreden over. Met het aanmaken van een domein en de verwijzingen in de DNS zone is het eigenlijk al snel geregeld, wel even je nummers porteren naar de gekozen provider natuurlijk.
Het inrichten van de telefooncentrale
De volgende stap is de inrichting van de telefooncentrale, met enkele klikken en toewijzingen van externe telefoonnummers is het al snel mogelijk om te kunnen bellen en bereikbaar te zijn. Belgroepen, callcenters, wachtrijen, voicemail, allemaal configuraties die via het overzichtelijke Teams-beheerportal te configureren zijn als beheerder. Wil je alvast meer weten over de telefonieopties, kijk dan hier.
Binnen de KPN ÉÉN telefooncentrale is het ook mogelijk om een gecombineerde hybride omgeving op te zetten. Dus vanuit je telefoniewolk vaste toestellen en mobiele gebruikers voorzien van telefoon maar ook uit diezelfde cloud een direct-routing trunk koppelen aan je Microsoft omgeving. Via deze oplossing is het dan mogelijk om de telefooncentrale KPN ÉÉN te configureren met belgroepen of complexe callcenters en daarin ook de Teams telefonie users op te nemen als trunk-user. Het mooie van deze combinatie is dat de medewerkers de keus hebben welke telefonieoptie het beste bij hun werksituatie past.
Natuurlijk is het als medewerker even omschakelen, niet je vertrouwde telefoonhoorn of mobiel pakken maar met enkele muisklikken een gesprek opzetten of aannemen. Zelf heb ik door mijn vamo-licentie de keus bij een inkomende oproep, neem ik op via mijn mobiel, of kies ik voor Teams? Om die overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen is het juist van belang om een gedegen opmaat gemaakt adoptieplan te maken. Want ook voor deze moderne manier van bellen geldt, wat de Boer niet kent vreet ie niet.
Hoe betrouwbaar is Teams-telefonie?
De Microsoft servers hebben een hoge bedrijfszekerheid, jouw eigen internetverbinding, computer of mobiel zal eerder het probleem zijn. Om de kans op uitval te verkleinen is het mogelijk jouw internetverbinding uit te voeren met een 4G back-up. En hoe vaak komt het voor dat je mobiel en laptop tegelijk defect zijn? Juist, zelden dus. Tegenwoordig is telefonie al lang niet meer het meest gebruikte communicatiemiddel, maar mede dankzij de kwaliteit van de audio is een telefoongesprek een prettige manier van communiceren.
Hoe bereikbaar ben ik onderweg?
Maar hoe zit het in mijn auto dan? Werkt de Microsoft Teams app wel met mijn carkit? Normaliter is dat afhankelijk van de intelligentie van je audiosysteem in de auto. Mijn vast mobiel integratie heb ik zo ingesteld dat mijn zakelijke vaste nummer op mijn mobiel én in mijn Teams overgaan. Mijn mobiele 06-nummer gaat alleen over op mijn mobiel, maar in mijn auto komen beide oproepen netjes via de carkit binnen, en anders kan je mobiel nog op handfree toch?
Maar hoe werkt dat met die signalering hoor ik je denken. Via de KPN ÉÉN MijnGesprek app kan ik mijn bereikbaarheid exact naar mijn wensen instellen. Je kunt kiezen om mobiel bereikbaar te zijn, via Teams of op beide, met een paar kliks is alles in te stellen. Als ik toch nog een vast toestel wilt gebruiken op kantoor dan kan ik op een Yealink MP 56 inloggen met mijn Teams-account en heb ik binnen de kortste keren mijn Teams profiel tot mijn beschikking.
In de juni 2021 komt de plug-in Webex in Teams beschikbaar en kunnen bestaande KPN ÉÉN telefonieklanten met een handige plug-in hun Teams beschikbaar maken voor telefonie zonder enige toevoeging van extra licenties. Je maakt dan gebruik van de KPN ÉÉN telefooncentrale zonder de Teams pabx telefonie licenties aan te schaffen. In de KPN ÉÉN Receptie+ tool komen in de loop van het jaar ook de bellende Teams gebruikers in het busy lampfield overzicht, dus twee telefonieplatformen in één receptietool.
Is Teams-telefonie geschikt voor mijn bedrijf?
De twee beginvragen zijn beantwoord. ‘Is het geen dure oplossing?’ Er zijn tal van duurdere oplossingen die niet meer van deze tijd zijn. De tijd dat je een volledige telefooncentrale aanschafte en afschreef is voorbij. Waarom zou je in deze tijd nog een te grote of te kleine jas kopen als je een jas kunt kopen die je per maand op maat laat maken? Kan dat? Ja, dat kan. Alle premium telefoonfeatures heb ik tot mijn beschikkingen en passen exact in mijn werksituatie, niet alleen thuis, maar ook op kantoor en onderweg.
Ben je geïnteresseerd geraakt in Teams telefonie? Mijn collega consultants en ik denken graag met je mee om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf stappen kan maken in het nieuwe bellen.