Ik heb al eens eerder geschreven dat ik een groot voorstander ben van het papierloos werken met een tablet. Vrijwel het enige waarvoor ik nog stukken printte was als er een handtekening nodig was. Als ik dan zelf een handtekening moest zetten viel dat nog redelijk mee: printen, tekenen, scannen, versturen en de print door de shredder (het zijn vaak vertrouwelijke stukken). Je spreekt dan ook nog eens een collega of drinkt een kop koffie als je bij de printer staat te wachten.
Het wordt al wat anders als anderen de stukken (ook) moeten ondertekenen. Printen, handtekeningen jagen, scannen, opsturen en de print door de shredder. Als dat een collega is die op dezelfde locatie zit (en aanwezig is) valt dat meestal nog mee, als een klant of derde partij moet tekenen moet je ook nog in de gaten houden dat je het wel terugkrijgt. En je moet het stuk natuurlijk steeds netjes opbergen in verband met de vertrouwelijkheid van de inhoud.
Je begrijpt dan vast wel dat ik erg gelukkig word van het digitaal tekenen van stukken. Ik kan een document vanuit Word direct naar de applicatie voor digitaal tekenen sturen. Daar geef ik aan wie er waar moet tekenen, en in welke volgorde. Het document wordt vervolgens verstuurd naar de geadresseerden. Ik word keurig op de hoogte gehouden als het document bekeken en getekend is, ik kan ook herinneringen versturen als dat nodig is. Als iedereen getekend heeft krijg ik het document terug en kan ik het opslaan in het archief.
Ik kan dit op elk moment en locatie doen en de ondertekenaars hebben die mogelijkheid ook. Ik merk dat zelfs degenen die afwezig zijn toch even de (kleine) moeite nemen om te tekenen. Voor mij is dit weer een mooie stap naar het papierloos werken, die past in een tijd waar je ook digitaal tekent voor je pakjes, werkbonnen, opdrachten etc.