BlOG

Overlopende mailboxen; het is terecht een van de grootste stressfactoren van de werkdag. En dat kan een aardige rem zetten op je productiviteit en werkplezier. Hoe ga je daar nou slim mee om? Geen zorgen ‒ er zijn diverse manieren waarop je een stuk meer overzicht kunt aanbrengen in je mailbox. We sommen er een aantal voor je op. 

1. Werk niet vanuit je mailbox
   De eerste tip lijkt meteen de meest tegenstrijdige. Is het niet verstandig al die mails zo snel mogelijk weg te werken? Het antwoord is ‘nee’. Je bent namelijk al snel geneigd gehaast te werken, en dat is slecht voor je focus. Maar niet iedere e-mail heeft direct je volle aandacht nodig. Kies een aantal momenten op de dag uit om even in je mailbox te kijken. Komen we meteen bij het volgende punt:
2. Selecteer je mails op basis van prioriteit 
   E-mails zijn er in alle soorten en maten. Belangrijke e-mails, minder belangrijke e-mails, reclame, spam… Noem maar op. Bepaal daarom bij het checken van je mail welke e-mails prioriteit nodig hebben, en reageer daar als eerste op. Zo behoud je het overzicht en beperk je de werkdruk tot datgene wat het eerste aandacht nodig heeft. De rest komt later. Ideaal om je stressniveau omlaag te brengen. 
3. Schrijf je uit voor mailings die je niet leest 
   Dat klinkt als een open deur, maar niet iedereen denkt eraan. Denk eens aan al die nieuwsbrieven die je ontvangt. Ooit informatief, nu vooral een blok aan je digitale been. De simpele oplossing: schrijf je gewoon uit voor al die mailings waar je toch nooit naar kijkt. Zo ruim je je mailbox lekker op en houd je deze ook daarna overzichtelijk. En dat werkt toch net weer een stukje fijner. 
4. Deel e-mails automatisch in via regels 
   Mailtjes ter kennisgeving, nieuwsbrieven, onnodige cc’s; veel van die e-mails zijn puur ter informatie bedoeld, maar kunnen ondertussen je mailbox aardig laten overlopen. Dat kun je voorkomen door regels in te stellen, bijvoorbeeld op basis van afzender of steekwoorden. Via die regels stel je in dat bepaalde e-mails automatisch in aangegeven mappen terechtkomen. Ook op die manier behoud je de grip en het overzicht over je inbox en zie je alleen mails die écht belangrijk zijn. 
5. Update je e-mailsecurity
   Tussen de gigantische berg e-mails zie je ineens een mailtje van je bank. Je bent gehaast, let niet op, opent de mail en ineens zijn al je bestanden versleuteld. Die mail was namelijk niet echt afkomstig van je bank, maar van gehaaide oplichters. Je kunt het risico op deze zogenaamde phishing-mails voorkomen met de juiste e-mailsecurity. Wat je daarvoor moet doen? NDI bellen, want wij zorgen ervoor dat je je om dit soort mailtjes gewoon geen zorgen hoeft te maken.   

Meer weten?
Wil jij ook gewoon altijd makkelijk werken, of het nu om je e-mail gaat of om je complete werkplek? Laat het ons dan weten. Wij regelen het voor je, zonder dat het jou veel tijd kost. Neem contact met ons op via 088-088 43 00 of mail ons op interesse@ndi.nl.