De afgelopen jaren zijn een aantal regels in Nederland en de EU steeds meer aangescherpt. Privacywetgeving geldt voor iedereen maar binnen sommige specifieke branches gelden specifieke regels. Voor bedrijven die gerelateerd zijn aan financiële dienstverlening geldt per 3 januari 2018 de MiFID II richtlijn. Deze richtlijn schrijft voor dat elektronische communicatie die betrekking heeft op het tot stand komen van transacties en diensten minimaal vijf jaar moet worden bewaard.

In de praktijk betekent dat dat e-mails en documenten minimaal vijf jaar moeten worden bewaard, dat kan nogal iets betekenen voor de door u gebruikte back-upoplossing. Daarnaast betekent dit dat telefoongesprekken moeten worden opgenomen die betrekking hebben clientorders en transacties, ook deze dienen vijf jaar te worden bewaard.


Is uw bedrijf direct of indirect betrokken bij financiële dienstverlening? Twijfelt u of deze richtlijn ook voor u van toepassing is? Wij bieden oplossingen op het gebied van data-back-up en telefonie die het u mogelijk maken aan al deze technische eisen te voldoen. Wij denken graag met u mee hoe we de techniek voor u kunnen invullen. Dan hoeft u ‘alleen nog maar’ de overige zaken rond compliance te regelen.


Voor de volledigheid hierbij de tekst uit de richtlijn, artikel 16 en lid 7 https://ec.europa.eu/info/law/markets-financial-instruments-mifid-ii-directive-2014-65-eu_en  geeft het volgende aan:


Het bijhouden van gegevens omvat het opnemen van telefoongesprekken of elektronische communicatie die ten minste met in het kader van handel voor eigen rekening gesloten transacties en het verstrekken van diensten betreffende het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders verband houden.
Onder deze telefoongesprekken en elektronische communicatie vallen ook de gesprekken en communicatie die bedoeld zijn om te leiden tot in het kader van handel voor eigen rekening gesloten transacties of tot het verstrekken van diensten betreffende het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders, zelfs indien deze gesprekken of communicatie niet leiden tot het sluiten van de transacties of tot het verstrekken van de diensten.


Daartoe neemt een beleggingsonderneming alle redelijke maatregelen voor de opname of opslag van relevante telefoongesprekken en elektronische communicatie die tot stand zijn gekomen met, verstuurd zijn vanaf of ontvangen zijn door apparatuur die door de beleggingsonderneming ter beschikking van een werknemer of contractant is gesteld of waarvan het gebruik door een werknemer of contractant door de beleggingsonderneming.


Een beleggingsonderneming stelt nieuwe en bestaande cliënten ervan in kennis dat telefonische communicatie of gesprekken tussen de beleggingsonderneming en haar cliënten die leiden of kunnen leiden tot transacties, zullen worden opgenomen.
Een dergelijke kennisgeving kan eenmaal worden verstrekt, vóór het verlenen van beleggingsdiensten voor nieuwe en bestaande cliënten. Een beleggingsonderneming verleent geen telefonische beleggingsdiensten en verricht geen telefonische beleggingsactiviteiten met betrekking tot het ontvangen, doorgeven of uitvoeren van orders van cliënten die niet vooraf ervan in kennis zijn gesteld dat hun telefonische communicatie of gesprekken worden opgenomen.


Cliënten kunnen hun orders langs andere kanalen plaatsen; deze mededelingen moeten evenwel gebeuren door gebruikmaking van duurzame dragers, zoals brieven, faxen, e-mails, of documentatie betreffende orders die tijdens bijeenkomsten door de betrokken cliënten zijn geplaatst. In het bijzonder kan de inhoud van relevante rechtstreekse gesprekken met een cliënt worden geregistreerd door middel van notulen of notities. Aldus geplaatste orders worden gelijkgesteld met telefonisch ontvangen orders.


Een beleggingsonderneming neemt alle redelijke maatregelen om te voorkomen dat een werknemer of contractant relevante telefoongesprekken en elektronische communicatie tot stand brengt, verstuurt of ontvangt op privéapparatuur waarvan de beleggingsonderneming geen gegevens kan opnemen of kopiëren.
Gegevens die overeenkomstig dit lid zijn opgenomen, worden op verzoek aan de betrokken cliënten verstrekt en worden vijf jaar bewaard en, indien de bevoegde autoriteit daarom verzoekt, zeven jaar.